Quelles sont les étapes à mettre en place pour réaliser une veille HSE ?
Les organisations doivent constamment rester informées des nouvelles exigences en vigueur dans leur secteur. Que ce soit par rapport à la législation liée à l’environnement, à la sécurité, ou au bien-être au travail. Cela représente un enjeu de taille, mais également une activité très chronophage pour le dirigeant et ses employés.
La veille réglementaire permet de s’adapter rapidement au moindre changement de législation. Elle représente un gage de qualité pour permettre à la société de progresser et d’évoluer vers d’autres marchés.
Définir le périmètre en fonction de votre activité
Il est d’abord indispensable de bien cadrer votre projet. Cette première phase permettra de gagner un temps considérable par la suite. Il s’agit de déterminer les informations dont vous avez besoin en fonction des activités de l’entreprise.
Tout d’abord, catégorisez vos recherches par thème (sécurité, environnement, bien-être au travail, etc.). Par la suite, celles-ci pourront être approfondies selon un secteur précis (agroalimentaire, etc.).
Déterminer la fréquence du processus
Il n’existe pas de périodicité standard pour la veille. Celle-ci dépend de chaque société. Certaines souhaitent se concentrer sur les nouvelles exigences par rapport à une norme précise. Tandis que d’autres préfèrent se tenir informées régulièrement des nouveautés réglementaires.
Notons cependant qu’un suivi très régulier vous permet d’anticiper et de planifier des actions de mise en conformité préventives.
Identifier les sources d’information
Des centaines de textes légaux sont publiés chaque jour, que ce soit par des organismes officiels ou non. Ces ressources sont communiquées au niveau international, européen, national ou local (EUR-Lex, Moniteur Belge, etc.). Il peut également s’agir de documentation reçue lors d’entretiens ou d’échanges avec des experts.
Pour mettre en place un processus de veille, il faut déterminer les exigences applicables à votre entreprise. De cette manière, vous vous concentrez uniquement sur les obligations liées à votre activité.
Collecter les données et évaluer leur conformité
Les différents documents que vous récoltez (décrets, arrêtés, normes, lois, etc.) vous permettent de constituer une base de données solide. Vous pourrez la consulter régulièrement pour vous tenir au courant des nouvelles réglementations en vigueur. Pour retrouver facilement les informations dont vous avez besoin, nous vous conseillons de les répertorier par thématique.
Pour chacun des textes applicables, il convient d’évaluer leur conformité. Aussi bien par rapport aux procédés, aux installations, mais également aux infrastructures de la société. Si ceux-ci ne sont pas à jour, il faut alors corriger le système. Ce qui nous mène à l’étape suivante.
Mettre en place des actions correctives
Comme toute procédure, la veille HSE s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue. En cas de non-conformité, des actions préventives, correctives ou de progrès doivent être mises en place.
Celles-ci sont répertoriées dans un plan. Afin de s’assurer de leur efficacité, elles sont vérifiées régulièrement. Un audit périodique peut par exemple suivre ces différentes mises à jour.
Gestion des exigences réglementaires : notre plateforme digitale
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