Gestion de projet efficace (2/2) : en pratique
Pas le temps de gérer vos projets d’envergure ? Pensez à l’intérim management !
Avec la mondialisation et la digitalisation de la société actuelle, les entreprises sont en constante mutation. Elles doivent se réinventer en continu face à la demande de leurs clients, sans cesse mouvante, ceux-ci désirant satisfaire tout de suite des besoins chaque fois plus « customisés ». Face à cette culture de l’immédiateté, les entreprises doivent également contrer les attaques d’agents disrupteurs, s’adressant dans un premier temps à un segment étroit et moins bien considéré du marché avant de grapiller des parts de marché de plus en plus grandes auprès d’acteurs bien établis sur les segments classiques.
Ce contexte particulier a une influence directe sur l’organisation des entreprises. Pour rester performantes, celles-ci adaptent leur stratégie ce qui découle sur le déploiement de projets ou programmes de plus en plus complexes qui nécessitent des ressources disponibles et des compétences toujours plus pointues. Paradoxalement, les équipes de terrain et les managers d’entreprises sont de plus en plus accaparés par la gestion et la réalisation de leurs tâches journalières et n’ont, pour la plupart, pas de temps à consacrer à des projets d’envergure ni de se former aux techniques de gestion de projet adéquates.
Ceci explique la tendance grandissante de recourir à des ressources externes pour l’implémentation de projets stratégiques allant jusqu’à l’externalisation d’un Project Management Office (PMO).
La gestion de projets via un PMO présente plusieurs avantages, mais clarifions d’abord ses axes d’actions. Un PMO est un département à part entière, qui peut être rattaché soit directement à la Direction Corporate, soit à une des fonctions principales (opérations, finances, RH, …), soit à une sous-fonction dans le cadre d’entreprises de très grande taille. Ses rôles se définissent comme suit :
. Sélectionner les projets stratégiques et en définir la priorisation d’exécution ;
. Supporter les équipes dans l’implémentation tout au long des projets et les former aux techniques de gestion de projet ;
. Suivre l’avancement des projets et en effectuer le reporting opérationnel et financier auprès de la Direction ;
. Améliorer les méthodes employées et établir des synthèses et procédures de best practice ;
. Gérer les données relatives aux projets et organiser l’archivage de celles-ci ;
Un PMO possède l’avantage d’établir une vision agrégée de l’ensemble des projets et programmes, en opposition avec l’individualisation de chaque projet constaté auparavant. C’est une réelle tendance observée en entreprise. Là où avant, les business units ou départements étaient gérés les uns à côtés des autres, le maître mot aujourd’hui est de créer un maximum de synergies et un ensemble cohérent et souple, allant même vers la gestion « en réseaux », en intégrant ses cercles de fournisseurs, clients et partenaires.
Assurer la gestion d’un PMO ou même d’un projet demande des compétences particulières. Premièrement, c’est un rôle qui a une connexion grandissante avec la stratégie de l’entreprise, il faut donc y être sensibilisé et la comprendre pour pouvoir l’implémenter du mieux possible. Deuxièmement, l’aspect humain n’est pas à négliger. Il faut pouvoir insuffler la motivation et développer l’esprit d’équipe auprès de profils hétérogènes pour atteindre le succès, tout en accompagnant le changement de manière générale au sein de l’entreprise toute entière. C’est donc une bonne dose d’intelligence émotionnelle qui est requise. Troisièmement, l’aspect réglementaire prend une tournure très contraignante de nos jours. Le Project Manager doit se tenir au courant des nouvelles législations provenant de toutes parts (aspect éthique, environnement et règlementations locales et internationales). Enfin, la digitalisation a transformé les moyens et méthodes d’implémentation : gestion d’équipes dispersées géographiquement, réunions organisées en téléconférences, travail en remote, … Les logiciels ont eux aussi évolué : BIM (logiciel spécialisé en construction) passe de la simple modélisation des données de la conception d’un bâtiment à la gestion entière de son cycle de vie, des projets de blockchains voient également le jour, …
Parce que ces compétences ne sont pas toujours présentes en interne, parce que le besoin d’un Project Manager ou PMO n’est pas ressenti à temps plein, parce qu’elles considèrent que cela ne fait pas partie de leur core business ou parce qu’elles sont tout simplement trop occupées avec leur gestion journalière, un nombre de plus en plus grand d’entreprises délèguent ces tâches à des PMO externes ou à des Intérim Managers … et elles ont raison ! Dans certains cas, cela peut en effet être moins coûteux et améliorer le taux de réussite du projet, les Intérim Managers étant expérimentés et au courant des meilleures pratiques.
Un conseil, ne reportez plus vos projets et, si nécessaire, pensez à un partenaire externe pour vous accompagner dans vos défis !
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