Comment professionnaliser le recours à la sous-traitance ?
Faire le bon choix est important. Beaucoup d’entreprises font appel à de la sous-traitance et ce, dans différents domaines d’intervention. Dès lors, comment choisir le bon partenaire et éviter certains pièges ?
Rédiger votre cahier des charges
Pour choisir le sous-traitant adéquat, vous ne pouvez passer outre cette étape. La rédaction d’un cahier des charges vous permettra de centraliser vos exigences et d’élaborer une demande détaillée en précisant : les besoins de votre entreprise, la définition des rôles et des responsabilités de chacune des parties.
En résumé, vous définirez ce qui requiert l’intervention d’un spécialiste externe. Veillez à convenir d’un prix en accord avec votre demande et votre budget.
Attention, un bon de commande signé ne suffit pas. Vérifiez les conditions générales et particulières de vente. Si celles-ci ne vous conviennent pas, établissez un contrat de sous-traitance précis qui présentera les garanties et les protections indispensables à une bonne collaboration. Veillez à en maîtriser les termes. Prenez soin de vérifier chaque information inscrite, assurez-vous qu’il n’y ait aucun coût caché derrière les prix proposés. Vous détecterez ainsi les oublis ou les erreurs qui vous permettront de commencer une collaboration sur de bonnes bases.
Selon quels critères prendre votre décision ?
- Les références du sous-traitant : les clients actuels, les missions, les services ou projets similaires
- Les ressources, les compétences, la fiabilité, le sens du conseil (l’expérience, le pragmatisme, l’écoute)
- La qualité (possède-t-il une certification, un label ?)
- La méthodologie (comment va-t-il s’y prendre ?)
- Le respect des délais selon vos attentes et le niveau de service requis (SLA)
- La disponibilité et la flexibilité
- Le prix (propose-t-il un juste prix en fonction des critères d’appel d’offres ?)
- La compatibilité, le feeling, le sentiment de confiance qu’il procure
- La santé financière
L’un des meilleurs moyens de choisir ses sous-traitants (partenaires) est souvent le bouche à oreille. Attention, il faut que la personne qui vous recommande l’entreprise le fasse pour ses compétences et non pas parce que c’est un ami !
Comment entretenir la relation commerciale/le partenariat avec votre sous-traitant ?
N’hésitez pas à mettre en concurrence plusieurs sous-traitants. Cela vous permettra d’avoir une plus grande marge de négociation et de bénéficier de meilleures conditions commerciales. Le cas échéant, il pourrait s’avérer opportun de se réunir avec d’autres entreprises et d’envisager une mutualisation des services.
N’oubliez pas, s’entourer adéquatement en sélectionnant le bon prestataire, c’est avant tout faire le choix d’une solution, d’un service, d’une collaboration ! Vous n’achetez pas un prix.
Communiquer efficacement !
Une excellente communication est l’une des clés de la réussite. Fixez avec votre futur partenaire la façon de communiquer, la fréquence de communication ainsi que les délais de réponses concernant toutes les informations relatives à la mission.
Cette communication devrait se faire sur base d’indicateurs de performance, établis en début de mission. Ces indicateurs permettront un suivi efficace durant toute la mission et sont une garantie supplémentaire d’atteindre les objectifs fixés initialement.
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