Gestion de projet efficace (1/2 ) : en théorie

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PRINCE2, PMBoK, Scrum, AGILE, … Pas facile de s’y retrouver parmi toutes ces méthodes ! La gestion de projet semble s’être complexifiée et pourtant, ces méthodes ont été développées pour vous simplifier la vie !

Passons-en quelques-unes en revue et découvrez leurs grands principes, avantages et inconvénients. Vous serez ainsi mieux informé pour faire face aux défis qui vous attendent.

Mais finalement qu’entend-on par « projet » ? Un projet est un processus unique englobant un ensemble d’activités à coordonner et maîtriser entre une date de début et une date de fin, en vue d’atteindre un objectif et en respectant des contraintes financières, humaines et matérielles.

Jusqu’en 1950, la gestion de projet n’apparaissait qu’au stade de procédures internes. Les outils CPM (Critical Path Method – Méthode du Chemin Critique) et PERT (Program Evaluation and Review Technique), naissent tout deux dans les années 50 mais il faut attendre les années 60 pour assister à la diffusion de méthodes de gestion de projet de manière plus large.

Il en existe aujourd’hui deux types : les méthodes classiques et les méthodes agiles.

Les méthodes classiques

PMBoK : Le Project Management Body of Knowledge a été établi par le Project Management Institute. Il regroupe toutes les bonnes pratiques admises en gestion de projet, notamment en adaptant la roue de Deming de la manière suivante : Une phase de démarrage suivie d’une boucle d’étapes successives de planification et exécution en permanence surveillées et maîtrisées et enfin, une phase de clôture.
PERT : Il s’agit d’un outil plus que d’une méthode à proprement parler. Il y est demandé de lister les tâches nécessaires à la réalisation du projet et d’évaluer leur interdépendance (par exemple, il est nécessaire que la tâche A soit réalisée pour pouvoir commencer la tâche B). Il convient ensuite de réaliser un diagramme reprenant l’ensemble des tâches avec, pour chacune, une date de début minimale et une date de fin maximale. Le chemin les plus court est alors appelé « Chemin critique » et détermine la durée de projet minimale.
CPM (Critical Path Method) et CCPM (Critical Chain Project Management) : La méthode CPM fonctionne avec le diagramme de PERT, comme expliqué ci-haut, et aide à identifier la meilleure organisation possible pour réaliser le projet dans les délais. La méthode CCPM est une alternative à la CPM, et y ajoute l’aspect « ressources ». Sa deuxième particularité est qu’elle rétro-planifie à partir de l’objectif à atteindre.
PRINCE2 (PRojects IN Control Environment): Cette méthode est la plus répandue dans le monde. Elle permet de gérer des projets de grande envergure. Plusieurs niveaux de supervision y sont créés : un commanditaire, un conseil, un gestionnaire de projet et enfin des gestionnaires d’équipes ou exécutants. Cette méthode préconise également d’accorder une attention particulière au business case, à l’organisation, la planification, la gestion des risques, la gestion du changement ainsi qu’à la progression du projet. Elle est orientée processus et se décompose en jalons, chacun d’entre eux s’achevant par un livrable.

Les méthodes AGILE

AGILE : Ces méthodes mettent au centre du projet l’attente du client. Un de ses principes fondamentaux est de préférer la réponse et l’adaptation face au changement à l’idée de se tenir à un plan défini. En effet, il s’agit, ici, d’un processus cyclique, qui remet en question et réoriente le projet en fonction de la réponse de l’utilisateur final jusqu’à atteindre le résultat optimal.
SCRUM : Utilisée dans le cas de projets complexes à mener en petite équipe expérimentée, la méthode Scrum propose de planifier des séances de sprint de 30 jours pendant lesquels auront lieu, chaque jour, au même moment un Scrum Meeting de quinze minutes qui permettra à chaque membre de faire l’état des lieux de l’avancement et de ce qui est attendu du jour suivant.
Kanban : Elaborée au sein des usines Toyota, cette méthode est avant tout visuelle. Elle reprend sur un axe horizontal d’un grand tableau les étapes successives du projet et fait glisser les tâches à réaliser de la gauche vers la droite en fonction de leur avancement (par exemple : to do – being done – done). Elle permet donc d’identifier rapidement les goulots d’étranglement.

La bonne méthode à adopter dépendra de chaque projet, de l’équipe impliquée, de l’entreprise, des parties prenantes et des outils à disposition (logiciels de gestion de projet, formation,…). On choisira une méthode de type agile pour les projets intégrant des tâches itératives, nécessitant des périodes d’idéation, de développement et de test et lorsque l’environnement est dit VUCA (Volatile, Incertain, Complexe et Ambigu), comme par exemple le développement de softwares, la création d’un nouveau produit nécessitant l’apport de retours d’expérience client avant de son lancement sur le marché,… Etablir le chemin critique du projet est quant à lui recommandé lorsqu’on fait face à un grand nombre de tâches interdépendantes. La méthode CCPM sera très utile en présence de ressources restreintes. Un tableau Kanban permet d’avoir une rapide idée de la distribution de la charge parmi les ressources. PRINCE2 permettra d’élaborer des plans de mitigation des risques et de contrôler en permanence la progression du projet, parfait pour les projets avec de fortes contraintes budgétaires et temporelles, et cætera.

En conclusion, retenons que la réussite d’un projet nécessite de satisfaire les trois critères de performance, délai et coût, soit atteindre la réalisation technique du projet dans le temps imparti et sans dépasser le budget autorisé. Libre à vous d’utiliser la méthode qui vous semble optimale et mènera votre projet au succès !

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