Les incontournables pour réussir son audit interne ISO
L’audit interne, moment d’échange privilégié avec ses collaborateurs, a pour principaux objectifs : la vérification des obligations de conformité (vis-à-vis du référentiel, légales, internes…), l’évaluation de la cohérence et de l’efficacité du système, l’identification des pistes d’amélioration et le partage d’informations. A l’instar du plan d’action et des KPIs, l’audit interne est un outil extrêmement utile et très efficace si bien utilisé.
En commencement, il y avait…
Il est tout d’abord important de faire passer le message auprès des collaborateurs que, plus qu’une contrainte, l’audit est une réelle chance pour l’entreprise de s’améliorer, mais aussi une opportunité de communiquer entre les services et de mieux comprendre les problèmes et les attentes de ses collègues.
La réussite d’un audit interne dépend fortement du choix des auditeurs. Dans le cas où ceux-ci font partie de l’effectif de la société, ils se doivent d’avoir une vision globale de l’entreprise et de ses métiers, mais également d’être objectifs et indépendants. En outre, ils se doivent de maîtriser les procédures et méthodes de l’audit ainsi que le référentiel pour lequel ils interviennent. Et dans le cas où l’exercice est confié à un bureau d’étude spécialisé, il est donc nécessaire de s’assurer de leurs compétences et leur fournir toutes les informations utiles à la bonne réalisation de l’audit.
Bien préparer son audit
L’audit démarre toujours par une bonne préparation qui est une étape clé dans la réussite de la mission. Au cours de celle-ci, l’auditeur veillera à :
- Déterminer, dans le cadre du plan d’audits, le périmètre à analyser c’est-à-dire d’identifier les services, les activités (processus) qui seront audités et de déterminer les personnes à rencontrer et la durée des entretiens
- Préparer les audités car il est en effet essentiel d’instaurer une relation positive en rappelant les objectifs de l’audit et en créant un climat de confiance qui donnera envie à l’audité de collaborer (l’auditeur recherche les preuves de conformité plutôt que les non-conformités)
- Rassembler et étudier les documents en fonction du but et du périmètre de l’audit. Comme sources d’informations, citons par exemple : la description de processus, les documents légaux, les rapports d‘audits précédents, les procès-verbaux d’inspections, etc.
- Elaborer le guide d’audit et le plan d’échantillonnage
- Organiser la visite et planifier les interviews.
Réaliser l'audit
Cette phase débute par une réunion d’ouverture incontournable au cours de laquelle les objectifs de l’audit sont rappelés, ainsi que son périmètre et son déroulement. Il s’en suit les interviews et les visites terrains au cours desquelles seront collectées les preuves d’audit. La méthode du QQOQC(P) doit être appliquée pour relever les données pertinentes sur toutes les dimensions du problème et ce, sans trop abuser du « pourquoi ». Cette phase s’achève par une réunion de clôture ou de synthèse au cours de laquelle seront présentés et validés les conclusions de l’audit.
Rédiger le compte-rendu
Le compte-rendu issu de la rencontre se devra d’être complet mais concis, clair, précis et, bien évidemment, il doit être le reflet de la réunion de clôture. Rappelons que ce rapport se devra de rester confidentiel.
En conclusion
Confier les audits internes à des auditeurs expérimentés permettra à l’organisation de bénéficier de toute la plus-value de l’exercice et d’ainsi acquérir l’information nécessaire pour améliorer sensiblement le fonctionnement des processus de l’entreprise. Cette expertise s’acquière au moyen d’une formation initiale et de beaucoup de pratique. Cette dernière sera également l’occasion d’améliorer de manière continue le processus même d’audit interne.
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